選考対策

【メール例文付き】OB訪問のやり方・アポイントメールやお礼メールなど

OB訪問のやり方

就職活動を始めると「OB訪問が重要!」という言葉をよく耳にしますね。しかし、「失礼にならないかな」「アポの取り方はどうすれば良いんだろう」と不安に感じて、なかなか踏み出せない人が多いと思います。

そこで今回は、OB訪問のアポイントのとり方や、メールの例文などを詳しく紹介していきます。

1OBの探し方

まずOB訪問するためには、OBを探す必要があります。少し前までは、キャリセンターの名簿から探したり、サークルの先輩に紹介してもらうといった方法が主流でしたが、ネットが普及した現在では様々な探し方があります。

・大学のキャリアセンターのOBOG名簿
・先輩からの紹介
・OB訪問専用サイト
・Facebook
など

より詳しい探し方は、下の記事で紹介しているので、合わせて読んでみてください。

OB訪問の探し方
【OBの探し方】ツテなしコネなしでもOB訪問30回できましたこの記事を見ているあなたは「OB訪問したいけど、OBがいなくてできない!」「OBはどこで探したらいいの?」という悩みを抱えていると思いま...

2 OBに連絡(メール)する

会って話を聞きたいOBを見つけたら、さっそく連絡しましょう。また、連絡手段としてメールか電話で迷う人がいるかも知れませんが、基本的にはメールにしてください。

ここで大事なのは、メールの内容です。文面上とは言え、それがあなたの第一印象になるので、礼儀正しく、失礼の無いメールを送ってください。

それでは早速、アポイントメールの例文を見ていきましょう。

3 【例文付き】OB訪問のアポイントメールの仕方

以下、アポイントメールの例文です。

件名:OB訪問のお願い 【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。
〇〇大学○年の就活太郎と申します。

この度は、大学のキャリアセンターの名簿で〇〇様の名前を拝見し、是非お話を伺いたく、ご連絡いたしました。

私は現在、〜を軸に就職活動をしているため、特に貴社の〜について興味があります。

以下の日程でご都合のよろしい日時はございますでしょうか。

7月○日(月)12:00〜
7月○日(水)11:00〜
7月○日(金)12:00〜
8月○日(金)12:00〜
8月○日(火)11:00〜

場所につきましては、〇〇様がご指定いただいた場所に伺います。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討お願いいたします。
それではご連絡お待ちしております。

————————————–
〇〇大学 〇〇学部
就活太郎
mail:shukatsu@taro.ac.jp
tel :000-000-000
————————————–

それではこの例文を踏まえて、メールのポイントを解説していきます。

ポイント1:件名に用件と氏名を書く

第一段階として、まずはメールの件名に用件と氏名を載せましょう。

社会人は1日に何十件ものメールを処理しているため、件名が書かれていないメールを後回しにしてしまう可能性があります。

そのためパッと見で、どんな内容のメールなのか、誰からきたメールなのかが分かるようにする必要があります

OB訪問の依頼メールなら、下のような件名を使えば大丈夫です。

「OB訪問のお願い(〇〇大学 氏名)」
「OB訪問の依頼について(〇〇大学 氏名)」

ポイント2:どこで知ったかを書く

いきなり知らない学生からメールがきたら怖いです。

なので、どこで連絡先を見つけたのかを明記してください

ただし、ビズリーチやマッチャーなどのOB訪問専用サイトで見つけたOBに連絡する場合は、書かなくても大丈夫です。

ポイント3:訪問したい理由を書く

「なぜあなたに訪問したいのか」「何を聞きたいのか」など、OB訪問したい理由を書きましょう。

これは絶対ではありませんが、熱意を見せるために記載しておくとベターです。

しかし、あまりに長く書くと読みづらくなってしまうので、簡潔に書くことを意識してください。

ポイント4:用件はまとめて、コンパクトに

OBとのメールは短いやり取りで完結させることを意識しましょう。メールとはいえ何往復もやり取りを続けていたら、めんどくさがられます。

(学生)OB訪問お願いしても良いですか?
(OB)良いですよ
(学生)いつ空いてます?
(OB)○日はどうかな
(学生)すみません。違う日でお願いします…..

どうでしょう。自分がOBの立場だったら少し煩わしい気持ちになりますよね。

なのでメールは用件をまとめて、コンパクトに伝えるようにしてください。

ポイント5:提示する日程は、1〜2週間後

提示する日程は、1〜2週間後を目安にしましょう。あまりに直近の日程だと予定が空いていない可能性がありますし、遠くの日程だと忘れられる可能性もあります。

また日程は4つ以上、提示するようにしてください。提示する日程が少ないと、スケジュールが合わず断られてしまう可能性が高まります。

ポイント6:最後に自分の連絡先を載せる

これはポイントというより、ビジネスマナーです。「大学名と学部名名前メールアドレス携帯番号」を記載しましょう。

また、メールアドレスや携帯番号は、待ち合わせ当日に反応できるものにしてください。

OB訪問では、お互いの顔を知らないまま待ち合わせするケースもあるので、当日の連絡先を共有することは必須です。

4 OB訪問の返信メールの仕方

次は、OBから返信がきたときのメール対応について見ていきましょう。

OB訪問を承諾してもらった場合

件名:OB訪問ご快諾の御礼【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学の就活太郎です。

この度は、OB訪問をご快諾してくださり、誠にありがとうございます。

それでは、○月○日(水)12:00に、ご指定の場所でお待ちしております。

また、当日は以下のことを中心にお話を伺えればと思います。

・貴社の社風
・具体的な業務内容
・仕事のやりがい

〇〇様とお会いできることを楽しみにしております。
何卒よろしくお願いいたします。

————————————–
〇〇大学 〇〇学部 ○年
就活太郎
mail:shukatsu@taro.ac.jp
tel :000-000-000
————————————–

ポイント1:承諾してくれたことへのお礼をする

OB訪問を受け入れてくれるのは当たり前ではありません。忙しい合間をぬって、あなたのために時間を作ってくれています。

そのため、必ずお礼は伝えましょう。

ポイント2:当日の質問内容の概要を記載する

その会社で働いているとは言え、ある程度準備していないと明確に答えられないこともあります。

そのため、OB訪問で聞きたいことを、あらかじめ伝えておくと良いでしょう

そうすれば、OBはその質問に対して準備してくれるので、より濃い内容の話が聴けるはずです。

OB訪問を断られた場合

件名:OB訪問につきまして【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です。

この度は急な連絡にも関わらず、ご返信頂きありがとうございました。

ご予定がつかないということで大変残念ではありますが、またの機会にお話をお聞きできれば光栄です。

お忙しい中、ご検討してくださり誠にありがとうございました。
今後ともよろしくお願いいたします。

————————————–
〇〇大学 〇〇学部
就活太郎
mail:shukatsu@taro.ac.jp
tel :090-000-000
————————————–

ポイント1:断られた場合でも返信&お礼をする

断られた場合でも、確実に返信しましょう。自分から始めたやり取りは、自分のメールで締めるのが鉄則です。

また、メールを返してくたこと、検討してくれたことに対するお礼はしっかり伝えましょう。

5 OB訪問前日のリマインドメール

OB訪問の前日には、リマインドメールを送りましょう。

相手が忘れている場合もありますし、ビジネスマナーでもあります。

以下、確認メールの例文です。

件名:OB訪問の日程ご確認【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

お世話になっております。〇〇大学の就活太郎です。

先日は、OB訪問の依頼を受け入れて頂き、ありがとうございました。
予定通り、明日○月○日(水)12時に、ご指定頂いた場所に伺います。

何かございましたら、000-000-000 までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

————————————–
〇〇大学 〇〇学部
就活太郎
mail:shukatsu@taro.ac.jp
tel :090-000-000
————————————–

ポイント1:当日の連絡先を共有する

上述したように、OB訪問はお互いの顔をよく知らないまま待ち合わせするケースが多いため、連絡先を共有しておくと良いでしょう。

万が一遅れそうな場合にも、当日の連絡先を知っていればスムーズに連絡を取ることができます。

6 OB訪問お礼メールの仕方

OB訪問が終わったら、必ずお礼メールを送りましょう。

これも以下のメール例文を参考にしてみてください。

件名:OB訪問の御礼【〇〇大学 就活太郎】

〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様

先ほどOB訪問させて頂いた、〇〇大学の就活太郎です。

この度はお忙しい中、お時間を作っていただき、誠にありがとうございました。

特に、〇〇様が仰っていた〇〇事業への取り組みが魅力的で、貴社で働きたい気持ちがより一層強まりました。また、仕事内容や社風についても教えてくださったため、貴社で働くイメージを具体化することができ、大変勉強になりました。

本日の〇〇様のお話を活かし、さらに企業研究を進めて参りたいと思います。またご相談させて頂くこともあるかと存じますが、その際は何卒よろしくお願いいたします。

この度は貴重なお時間を頂きましたこと、重ねて御礼申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。

————————————–
〇〇大学 〇〇学部
就活太郎
mail:shukatsu@taro.ac.jp
tel :000-000-000
————————————–

ポイント1:その日のうちに送る

OB訪問が終了したら、その日のうちにお礼メールを送りましょう。あまりにも遅いと「あぁ忘れてたんだな」 と思われてしまう可能性があります。

また、メールを送る時間帯にも注意が必要です。いくら当日中といっても、夜遅くに送るのはマナー的に良くありません。なるべく相手の勤務時間に送るようにしましょう

ポイント2:感じたことや学んだことを書く

テンプレのお礼メールを貰っても、あまり嬉しくありません。

そのため、OB訪問を通じて感じたことや学んだことを具体的に書き添えると良いでしょう。

7【OB訪問のやり方&アポイントメール】まとめ

OBも、皆さんの力になりたいと思い訪問を受け入れているため、基本的に優しい人ばかりです。しかし、決して失礼の無いようにしてください。丁寧に受け答えすれば、OBも真摯に相談に乗ってくれて貴重な時間を過ごせるハズです。

【OB訪問メールまとめ】
1アポイントメール
・件名に用件と氏名を書く
・どこで知ったかを書く
・訪問したい理由を書く
・用件はまとめて、コンパクトに
・提示する日程は、1〜2週間後
・最後に自分の連絡先を伝える

2返信メール(承諾してくれた場合)
・承諾してくれたことへのお礼をする
・当日の質問内容の概要を記載する

3返信メール(断られた場合)
・断られた場合でも返信&お礼をする

4リマインドメール
当日の連絡先を共有する

5お礼メール
・その日のうちに送る
・感じたことや気づきを書き添える

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